Ruang Lingkup Penilaian Prestasi Kerja

          Dalam suatu penilaian prestasi kerja, permasalahan yang harus dihadapi meliputi berbagai hal sejak dari menentukan siapa yang akan dinilai, oleh siapa, sampai dengan bagaimana cara penilaian prestasi kerja tersebut akan dilakukan. Secara ringkas Andrew F Sikula dalam Bambang Wahyudi (2002:104) menyatakan bahwa untuk mengetahui ruang lingkup penilaian prestasi kerja dapat dilakukan dengan menjawab beberapa pertanyaan yang disebutnya sebagai rumus : 5 W + 1H, yaitu WHO, WHAT, WHY, WHEN, WHERE and HOW.

a. Siapa (Who)

Pertanyaan “siapa” ini sebenarnya meliputi 2 (dua) macam pertanyaan, yaitu :

1.    Siapa yang harus dinilai ? (who should be appraised?)

Hal pertama di dalam suatu penilaian prestasi kerja yang perlu ditetapkan terlebih dahulu adalah siapa yang harus dinilai, yaitu meliputi seluruh tenaga kerja yang ada dalam organisasi, sejak dari pucuk pimpinan sampai dengan tenaga kerja tingkat jabatan terendah.

2.    Siapa yang harus dinilai? ( who should do the appraising?)

Secara umum dapat dikatakan bahwa penilaian dilakukan oleh petugas yang dapat wewenang untuk melakukan penilaian prestasi kerja yang dinilai, baik atasan langsung maupun atasan lainnya. Sebenarnya petugas penilai tersebut tidak harus selalu atasan tenaga kerja yang dinilai, karena rekan setingkat dan bawahan tenaga kerja yang bersangkutan pun dapat diberi tugas sebagai penilai. Bahkan tenaga kerja yang bersangkutan sendiri dapat diberi tugas untuk menilai dirinya yang dikenal dengan istilah Self Appraisal.

Disamping itu, penilaian prestasi kerja dapat pula dilakukan oleh penilai-penilai yang didatangkan dari luar organisasi, terutama dilakukan dengan harapan agar penilain dapat berlangsung dengan lebih objektif.

b. Apa (What)

          Pertanyaan “apa” mengantarkan kita unuk mengetahui faktor-faktor dan dalam dimensi apa yang harus dinilai dari seorang tenaga kerja.

          Untuk menjawab pertanyaan “apa yang harus dinilai” ini, orientasi kita dapat kaitkan dengan :

1.  Obyek

Yang dimaksud obyek adalah bahwa yang menjadi obyek penilaian adalah manusia dengan berbagai kemampuan, sikap, pandangan, dan berbagai keistimewaan yang dimilikinya masing-masing.

2.  Dimensi waktu

Yang dimaksud dimensi waktu adalah bahwa yang diukur ? dinilai adalah prestasi yang dicapai pada saat ini (current performance) dan potensi yang dapat dikembangkan pada waktu yang akan datang (future potential). Dengan demikian apa yang diukur dan dinilai tidak saja menyangkut waktu sekarang tetapi juga penting diketahui, adalah bagaimana prospeknya untuk waktu yang akan datang.

3.  Spesifikasi

Yang dimaksud dengan spesifikasi yaitu bahwa faktor-faktor yang diukur/ dinilai adalh sifat/ karakter/ perangai (personal traits) dari tenaga kerja yang bersangkutan, seperti kecerdasan, agresivitas, kematangan jiwa, kemampuan mengambil keputusan dan tingkat pencapaian sasaran atau hasil dari kegiatan (performance result).

Spesifikasi dari apa yang dinilai ini harus ditentukan secara jelas, sehingga penilaian prestasi kerja yang dilakukan akan dapat mencapai sasaran dengan baik pada masa yang lalu memang sasaran dari penilaian prestasi lebih diarahkan untuk mengukur sifat/ karakter/ perangai (personal traits) dari seorang tenaga kerja. Dalam perkembangannya pada masa sekarang apa yang diukur tidak saja menyangkut personal traitsnya tetapi diarahkan untuk mengukur keberhasilan seseorang dalam menjalankan suatu tugas atau mencapai suatu sasaran tertentu (performance results). Sebagai suatu bukti adalah pengukuran prestai seseorang dengan menggunakan metoda “Management By Obyective” (MBO).

c. Mengapa (Why)

          Pertanyaan ‘mengapa” yang harus diartikan sebagai “mengapa penilaian prestasi ini harus dilakukan”, mengantarkan kita kepada pemahaman tentang apa sebenarnya yang ingin diperoleh dari suatu penilaian prestai kerja. Tentang hal ini memang suatu penilaian prestasi kerja menjanjikan kepada kita sebagai hasil yang dapat dipergunakan untuk berbagai tujuan yang mendasari penentuan kebijaksanaan kepegawaian yang lain.

          Menurut Bambang Wahyudi (2002:107) Ada beberapa tujuan yang dapat diperoleh dari suatu penilaian prestasi kerja antara lain:

          1.Memelihara potensi kerja

   Dengan mengetahui kemampuan saat ini dan potensi pengembangannya dimasa   yang akan datang, kita mampu memelihara tenga kerja bersangkutan pada saat ini. Disamping itu dengan penilaian prestasi kerja akan diketahui berbagai kebutuhan dan keinginan tenaga kerja yang dapat dipergunakan dalam rangka memelihara mereka untuk tetap berada dalam organisasi.

2.Mengukur dan meningkatakan prestasi kerja

   Dengan penilaian prestasi kerja berarti kita melakukan pengukuran prestasi yang mampu dicapai tenaga kerja yang bersangkutan pada suatu saat tertentu guna mengetahui kelebihannya maupun kelebihannya. Dengan demikian kita akan dapat menyusun langkah pengembangna yang perlu dilakukan guna meningkatkan prestasi kerjanya pada masa yang akan datang.

3.Menentukan kebutuhan akan pelatihan (training need)

   Dengan memperbandingkan antara prestasi yang sebenarnya dicapai dengan prestasi yang seharusnya dimiliki, akan dapat ditentukan kebutuhan akan pelatihan dari tenaga kerja yang bersangkutan, terutama apabila ternyata prestasi kerja yang sebenarnya lebih rendah dari prestasi yang seharusnya dicapai. Rendahnya prestasi kerja yang dicapai menunjukkan indikasi adanya kekurangmampuan tenaga kerja, sehingga memerlukan tambahan pengetahuan dan / atau keterampilan. Kebutuhan akan tambahan pengetahuan dan / atau keterampilan itulah yang mennjukan adanya kebutuhan akan pelatihan (training need). 

4.Sebagai dasar pengembangan karier

   Hasil dari suatu penilaian prestasi kerja dapat menunjukan kemungkinan pengembangan karir tenaga kerja, sehingga dapat merupakan dasar yang obyektif untuk menentukan berbagai kebijaksanaan pengembangan karir bagi seorang tenaga kerja melalui berbagai bentuk mutasi tenaga kerja, baik promosi, transer, lay-off, maupun pemberhentian (discharge).

5.Sebagai dasar pemberian dan peningkatan balas jasa

   Sesuai dengan prinsip keadilan dalam pemberian balas jasa maka hasil dari suatu penilaian prestasi kerja dapat digunakan sebagai dasart untuk menetapkan besarnya balas jasa yang harus diberikan kepada seorang tenaga kerja sesuai dengan prestasi yang telah ditunjukan. Bentuk pemberian balas jasa yang tepat dengan menggunakan landasan penilaian prestasi kerja dikenal dengan nama insentif. (incentive).

6.Sebagai alat bantu dalam proses pengadaan tenaga kerja (penarikan, seleksi, penempatan dan pembekalan)

   Dengan menggunakan hasil penilaian perstasi kerja sebagai dasar pertimbangan, maka berbagai kebijaksanaan pengadaan tenaga kerja, khususnya bagi tenaga tenaga kerja lama yang diperlukan untuk mengisi lowongan jabatan tertentu, akan dapat dilaksanakan lebih mudah. Hal tersebut terjadi karena dengan penilaian prestasi kerja berarti kita dapat mengetahui kemampuan yang dimiliki oleh tenaga kerja bersangkutan baik kemempuan yang sudah nyata, maupun kemempuan yang masih potensial.

7.Membantu mekanisme umpan balik dan komunikasi

   Dengan penilaian prestasi kerja akan dapat dikumpulkan berbagai masukan sebagai umpan balik organisasi, baik yang menyangkut pribadi tenaga kerja maupun berbagai kebijaksanaan yang telah ditetapkan organisasi. Di samping itu dapat terjadi interaksi yang lebih intensif antara tenaga kerja dengan organisasi. 

d. Bilamana (When)

          Pertanyaan “ bilaman penilaian prestasi dilakukan” yang pada dasarnyamempertanyakan tentang waktu pelaksanaan dari penilaian prestasi kerja, mengandung pengertian tentang apakah penilaian dilakukan secara formal ataukah informal.

          Penilaian formal merupakan proses penilaian prestasi kerja yang dilakukan secara periodik seperti tiap tahun, setiap semester, setiap kuartal atau setiap bulan. Sedangkan penilaian informal merupakan proses penilaian prestasi tenaga kerja yang dilakukan secara terus menerus dan setiap saat, setiap hari.

          Dalam kenyataannya memang agak sukar memisahkan penilaian informal tersebut dari suatu penilaian formal, karena justru nilai yang dihasilkan dari prestasi seseorang dari hari ke hari akan ikut mempengaruhi penilaianya secara periodik.

e. Dimana (When)

          Pertanyaan pokok selanjutnya adalah “ Dimana penilaian prestasi kerja dilakukan”. Jawaban atas pertanyaan ini memungkinkan kita untuk memilih dua alternatif tempat pelaksanaan penilaian prestasi kerja itu”.

1.       Di tempat kerja (on the job appraisal)

          Penilaian prestasi kerja dilakukan hanya di lingkungan organisasi yang   bersangkutan. Pelaksanaan penilaiannya dapat berlangsung di kantor atasan, di   tempat kerja atau di tempat kerja lain yang masih di dalam lingkungan          organisasinya sendiri.

2.       Di luar tempat kerja (off the job appraisal)

  Pelaksanaan penilaian di luar tempat kerja / di luar lingkungan organisasi yang bersangkutan ini biasanya digunakan untuk melkukan penilaian informal, walaupun dapat pula digunakan dalam penilaian formal seperti di kantor konsultan yang ditunjuk.

f. Bagaimana (How)

          Pertanyaan paling sulit dan rumit dalam pelaksanaan penilaian prestasi kerja adalah yang menyangkut tentang “ Bagaimana penilaian prestasi kerja dilakukan”. Jawaban dan pertanyaan ini mengantarkan kita pada pemilihan metoda penilaian prestasi kerja dari berbagai metoda yang dimungkinkan. Tentunya pemilihan metoda tersebut mengandung konsekuensi – konsekuensi tertentu, terutama yang menyangkut tentang kesiapan para pelaksana dan sasaran yang ingin diungkapkan dalam penilaian prestasi tersebut.

          Berbagai metoda penilaian prestasi kerja yang dapat dipilih dibagi dalam 2 (dua) kelompok, yaitu metoda tradisional dan metoda modern (Andrew F Sikula). Metoda-metoda tersebut adalah:

METODA TRADISIONAL

a.       Rating Scale

●       Graphic scale

●       Multiple teps

●       Behaviour scale

b.       Employee Comparison

●       Alternation ranking

●       Paired comparison

●       Forced distribution

c.       Checklist

●       Weight checklist

●       Forced choice

d.       Freeform Essay

e.       Interview

f.       Critical Incident

METODA MODERN

a.       Assesment Centre

b.       M B O

c.       Human Asset Accounting